De algemene vergadering kan vanaf 2027 digitaal

Voor een algemene vergadering hoeft straks niet iedereen meer op dezelfde locatie aanwezig te zijn. Tijdens zo’n vergadering komen leden of aandeelhouders samen om belangrijke besluiten te nemen over hun vereniging of vennootschap. Vanaf 1 januari 2027 wordt het voor verschillende rechtspersonen mogelijk om volledig digitaal te vergaderen. Dan treedt namelijk de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen in werking. Voor sommige organisaties is hiervoor wel een statutenwijziging nodig. We leggen uit wat er verandert en wat dit voor jouw organisatie betekent.

Wat verandert er vanaf 1 januari 2027?

Tijdens de coronaperiode was het tijdelijk toegestaan om algemene vergaderingen volledig digitaal te houden. Omdat veel organisaties hier positieve ervaringen mee hadden, is besloten om deze mogelijkheid definitief in de wet vast te leggen.

Vanaf 1 januari 2027 mogen verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, bv’s, nv’s en verenigingen van eigenaars (VvE’s) hun algemene vergaderingen volledig digitaal organiseren.

Hybride vergaderen, waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en anderen digitaal deelnemen, is al langer mogelijk. Met de nieuwe wet kunnen organisaties ook vergaderen zonder dat deelnemers fysiek bij elkaar hoeven te komen.

Aan welke voorwaarden moet een digitale vergadering voldoen?

Om een digitale vergadering te organiseren, moet je als organisator aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Identificatie: Deelnemers moeten zich kunnen identificeren.
• Stemrecht: Deelnemers moeten tijdens de vergadering direct hun stem kunnen uitbrengen.
• Communicatie: Deelnemers moeten de vergadering via beeld en geluid kunnen volgen en actief kunnen deelnemen aan gesprekken.
• Uitnodiging: In de uitnodiging moet duidelijk staan hoe deelnemers digitaal kunnen aansluiten en stemmen.

Veel voordelen

Volledig digitaal vergaderen biedt verschillende voordelen voor organisaties. Deelnemers hoeven niet meer naar een fysieke locatie te reizen, waardoor ze tijd besparen en makkelijker kunnen deelnemen. Dit is vooral handig wanneer aandeelhouders of leden verspreid over het land wonen of een drukke agenda hebben.

Daarnaast kan digitaal vergaderen zorgen voor een hogere opkomst. Doordat deelnemers eenvoudiger kunnen aansluiten, wordt het makkelijker om iedereen bij belangrijke besluiten te betrekken. Dit kan ook de besluitvorming versnellen, bijvoorbeeld bij een VvE die moet beslissen over onderhoud of verduurzaming van een appartementencomplex.

Ook de organisatie van de vergadering wordt eenvoudiger. Je hoeft geen grote vergaderruimte te reserveren en bespaart mogelijk op locatie- en reiskosten.

Statutenwijziging

Wil je vanaf 1 januari 2027 volledig digitaal vergaderen? Dan moeten de statuten van je organisatie mogelijk worden aangepast. Of dit nodig is, hangt af van de rechtsvorm:

Uitzonderingen bij bijzondere omstandigheden

In uitzonderlijke situaties, zoals een pandemie, natuurramp of oorlog, kan een volledig digitale vergadering soms ook plaatsvinden zonder dat deze mogelijkheid in de statuten is opgenomen. Dit geldt wanneer de veiligheid of gezondheid van deelnemers ernstig in gevaar komt of wanneer de organisatie anders geen belangrijke besluiten kan nemen.

Laat je statuten controleren

Wil je weten of jouw organisatie vanaf 2027 volledig digitaal kan vergaderen? Wij controleren graag of je huidige statuten hiervoor geschikt zijn en helpen je zo nodig bij het aanpassen ervan. Neem gerust contact met ons op: https://www.molsendijknotarissen.nl/contact/